المقدمة :
تنحصر خطة المشروع حول ثلاث نقاط وهي :
- جمع المعلومات.
- إعداد الدليل.
- التوزيع.
الهدف :
حصر الأعمال الدعوية المقامة في مدينة جدة ومكة إن أمكن ذلك ونشرها في دليل يضم مواعيد وأماكن هذه الأنشطة.
النطاق :
الجهات الدعوية المشاركة : جميع الجهات الدعوية المعتمدة من قِبَل لجنة المواسم.
مكان إقامة الأنشطة : مدينة جدة ومكة إن أمكن ذلك.
نقاط التوزيع : خارج المساجد، المخيمات الدعوية، الأسواق، المطارات، المكاتب الدعوية الشقق المفروشة.نقاط التفتيش، مواقع الإنترنت، المكاتب السياحية...
المعايير : المؤسسة الدعوية : خالية من المحاذير الشرعية.
المعلومات : تعريف عن الهيئات الدعوية، وشعارها، وأنشطتها في الصيف القادم.
الدليل : إدخال بعض التعديلات عن الدليل السابق مثل : وضوح الخط، تعديل الجدول للوضع الأفقي (بدلا من العمودي)، التعريف بمركز الدعوة.
التوزيع : عمل خطة توزيع مزودة بجدول متابعة.
الخطة التأسيسية :
أ- جمع المعلومات :
- حصر أسماء وعناوين الجهات الدعوية.
- طلب نبذة عن الجهات الدعوية و أعمالها في فصل الصيف وشعار الجهة في اسطوانة CD
- مراجعة و ترتيب و تنقيح المعلومات.
- المتابعة.
ب) إعداد الدليل :
- إعداد محتويات الدليل ، وجمع المعلومات الخاصة بذلك.
- التصميم : ويتطلب معرفة الشكل المبدئي و المصمم الذي سيقوم بالعمل.
- الطباعة : ويتطلب تحديد نوعية الورق ، والمطبعة التي ستتولى القيام بالعمل، والكمية 200.000 دليل تصدر نصفها في الأول من جمادى الأولى ، والطبعة الثانية في 20 من جمادى الثاني.
- المتابعة.
ج) التوزيع :
- جمع معلومات عن نقاط التوزيع.
- معرفة وسيلة التوزيع و النشر ، ووسيلة إيصال الكميات.
- تحديد الكمية التي تحتاجها كل نقطة توزيع.
- تحديد وقت التوزيع.
- المتابعة.
الخطة التشغيلية :
جمع المعلومات :
- حصر أسماء وعناوين المؤسسات الدعوية.
- عمل خطاب للهيئات الدعوية بطلب ما يلي : نبذة مختصرة عن المؤسسة الدعوية، الشعار، جدول الأعمال الدعوية في الصيف ومواقعها.
- المتابعة ، وذلك بالاتصال وإرسال خطابات إلحاقية، ومتابعة الشخص المسئول ومعرفة وسيلة الاتصال به.
- جمع المعلومات وتنقيحها وترتيبها، وإعدادها.
إعداد الدليل :
- إعداد محتويات الدليل؛ (المعلومات، الغلاف، الدعاية، الكلمات، والعبارات، وطريقة وضع الجدول، ومحتوياته، نوع الورق ، عدد الصفحات).
- عمل فكرة مبسطة لتصميم الدليل.
- اختيار المصمم و إيصال الفكرة مع المحتويات.
- متابعة التصميم ومراجعته.
- الطباعة.
التوزيع :
- جمع المعلومات عن نقاط التوزيع ،والجهة المشرفة لها، واسم المسئول عنها ، والكمية المطلوبة.
- الاستلام مباشرة من المطبعة .
- إيداعها في المستودع ومتابعة تسليمها فورا للمكلفين.
