المقدمة :

تنحصر خطة المشروع حول ثلاث نقاط وهي :

1. جمع المعلومات.
2. إعداد الدليل.
3. التوزيع.

الهدف :

حصر الأعمال الدعوية المقامة في مدينة جدة ومكة إن أمكن ذلك ونشرها في دليل يضم مواعيد وأماكن هذه الأنشطة.

النطاق :

الجهات الدعوية المشاركة : جميع الجهات الدعوية المعتمدة من قِبَل لجنة المواسم.
مكان إقامة الأنشطة : مدينة جدة ومكة إن أمكن ذلك.
نقاط التوزيع : خارج المساجد، المخيمات الدعوية، الأسواق، المطارات، المكاتب الدعوية الشقق المفروشة.نقاط التفتيش، مواقع الإنترنت، المكاتب السياحية...
المعايير : المؤسسة الدعوية : خالية من المحاذير الشرعية.
المعلومات : تعريف عن الهيئات الدعوية، وشعارها، وأنشطتها في الصيف القادم.
الدليل : إدخال بعض التعديلات عن الدليل السابق مثل : وضوح الخط، تعديل الجدول للوضع الأفقي (بدلا من العمودي)، التعريف بمركز الدعوة.
التوزيع : عمل خطة توزيع مزودة بجدول متابعة.

الخطة التأسيسية :

أ- جمع المعلومات :

• حصر أسماء وعناوين الجهات الدعوية.
• طلب نبذة عن الجهات الدعوية و أعمالها في فصل الصيف وشعار الجهة في اسطوانة CD
• مراجعة و ترتيب و تنقيح المعلومات.
• المتابعة.

ب) إعداد الدليل :

• إعداد محتويات الدليل ، وجمع المعلومات الخاصة بذلك.
• التصميم : ويتطلب معرفة الشكل المبدئي و المصمم الذي سيقوم بالعمل.
• الطباعة : ويتطلب تحديد نوعية الورق ، والمطبعة التي ستتولى القيام بالعمل، والكمية 200.000 دليل تصدر نصفها في الأول من جمادى الأولى ، والطبعة الثانية في 20 من جمادى الثاني.
• المتابعة.

ج) التوزيع :

• جمع معلومات عن نقاط التوزيع.
• معرفة وسيلة التوزيع و النشر ، ووسيلة إيصال الكميات.
• تحديد الكمية التي تحتاجها كل نقطة توزيع.
• تحديد وقت التوزيع.
• المتابعة.

الخطة التشغيلية :

جمع المعلومات :

• حصر أسماء وعناوين المؤسسات الدعوية.
• عمل خطاب للهيئات الدعوية بطلب ما يلي : نبذة مختصرة عن المؤسسة الدعوية، الشعار، جدول الأعمال الدعوية في الصيف ومواقعها.
• المتابعة ، وذلك بالاتصال وإرسال خطابات إلحاقية، ومتابعة الشخص المسئول ومعرفة وسيلة الاتصال به.
• جمع المعلومات وتنقيحها وترتيبها، وإعدادها.

إعداد الدليل :

• إعداد محتويات الدليل؛ (المعلومات، الغلاف، الدعاية، الكلمات، والعبارات، وطريقة وضع الجدول، ومحتوياته، نوع الورق ، عدد الصفحات).
• عمل فكرة مبسطة لتصميم الدليل.
• اختيار المصمم و إيصال الفكرة مع المحتويات.
• متابعة التصميم ومراجعته.
• الطباعة.

التوزيع :

• جمع المعلومات عن نقاط التوزيع ،والجهة المشرفة لها، واسم المسئول عنها ، والكمية المطلوبة.
• الاستلام مباشرة من المطبعة .
• إيداعها في المستودع ومتابعة تسليمها فورا للمكلفين.